Sənədlərin saxlanmasına, komplektləşdirilməsinə və mühafizəsinə dair

AZƏRBAYCAN RESPUBLİKASININ
NAZİRLƏR KABİNETİ
Qərar
№ 038 07/02/2006 il

"İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiqi ilə əlaqədar bəzi normativ hüquqi aktların təsdiq edilməsi barədə
"İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiqi ilə əlaqədar bəzi normativ hüquqi aktların təsdiq edilməsi barədə

"İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə" Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2005-ci il 9 dekabr tarixli 326 nömrəli Fərmanının 1.4-cü, 1.5-ci və 1.6-cı bəndlərinin icrasını təmin etmək məqsədi ilə Azərbaycan Respublikasının Nazirlər Kabineti QƏRARA ALIR:

1. "Sənədlərin saxlanmasına, komplektləşdirilməsinə və mühafizəsinə dair Qaydalar", "Sənədlərin reyestrinin yaradılması, saxlanması və vaxtaşırı yeniləşdirilməsi Qaydaları" və "Sənədlərin reyestrindən istifadəyə dair Qaydalar" təsdiq edilsin (əlavə olunur).

2. Bu qərar imzalandığı gündən qüvvəyə minir.

Azərbaycan Respublikasının Baş naziri A.Rasi-zadə

Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2006-cı il 7 fevral tarixli 38 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir

Sənədlərin saxlanmasına, komplektləşdirilməsinə və mühafizəsinə dair

QAYDALAR

1. Ümumi müddəalar

1.1. Bu Qaydalar "İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə" Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2005-ci il 9 dekabr tarixli 326 nömrəli Fərmanının 1.4-cü bəndinə uyğun olaraq hazırlanmışdır.

1.2. Bu Qaydalar "İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikasının Qanununa müvafiq olaraq informasiya sahibləri tərəfindən sənədlərin saxlanmasını, komplektləşdirilməsini və mühafizəsini nizamlayır.

1.3. "İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikasının Qanununa müvafiq olaraq dövlət orqanları və bələdiyyələr, habelə ictimai funksiyaları yerinə yetirən hüquqi şəxslər, həmçinin normativ hüquqi aktlarla və ya müqavilə əsasında təhsil, səhiyyə, mədəniyyət və sosial sahələrdə xidmət göstərən özəl hüquqi şəxslər və fiziki şəxslər informasiya sahibləri sayılırlar. Bu hüquqi və fiziki şəxslərə informasiya sahiblərinin vəzifələri yalnız ictimai funksiyaların yerinə yetirilməsi, yaxud normativ hüquqi aktlarla və ya müqavilə əsasında təhsil, səhiyyə, mədəniyyət və sosial sahələrdə göstərilən xidmət nəticəsində yaranan və ya əldə edilən informasiyalar üzrə şamil olunur.

1.4. Əmtəə bazarında hökmran mövqe tutan, xüsusi və ya müstəsna hüquqa, yaxud təbii inhisara malik olan hüquqi şəxslər malların və xidmətlərin təklif edilməsi şərtlərinə və onların qiymətlərinə, həmin şərtlərdə və qiymətlərdə dəyişikliklərə aid informasiyalar üzrə, tamamilə və ya qismən dövlət mülkiyyətində, yaxud asılılığında olan qeyri-kommersiya təşkilatları, büdcədənkənar fondlar, həmçinin dövlətin üzvü olduğu və ya iştirak etdiyi kommersiya birlikləri isə dövlət büdcəsindən verilmiş vəsaitdən və ya onlara ayrılmış əmlakdan istifadəyə aid informasiyalar üzrə informasiya sahiblərinə bərabər tutulurlar.

2. Sənədlərin saxlanması

2.1. Maddi daşıyıcıda mətn, səs və ya təsvir formasında qeydə alınan və identikləşdirməyə imkan verən istənilən rekvizitli informasiya mənbəyindən, saxlanma yerindən, rəsmi statusundan, mülkiyyət növündən, mənsub olduğu təşkilat tərəfindən yaradılıb-yaradılmamasından asılı olmayaraq sənədləşdirilmiş informasiya (bundan sonra – sənəd) hesab olunur.

2.2. İnformasiya sahibi aşağıdakı hallarda sənədə malikdir:

2.2.1. informasiya sahibində mövcud olan sənəd digər informasiya sahibinə məxsus deyilsə;

2.2.2. digər informasiya sahibində mövcud olan sənəd informasiya sahibinə məxsusdursa.

2.3. Sənəd "İcra hakimiyyəti orqanlarının, idarə, müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə nümunəvi Siyahısı"na müvafiq və arxiv sənədlərinin saxlanılması tələblərinə uyğun olaraq xüsusi saxlama yerlərində saxlanılır.

2.4. Xidməti istifadə üçün nəzərdə tutulan sənədlərin və (və ya) onların saxlandığı qovluğun üzərinə “Xidməti istifadə üçün” qeydi yazılır. Fərdi məlumatları əks etdirən sənədlərin və (və ya) onların saxlandığı qovluğun üzərində “Xidməti istifadə üçün. Fərdi məlumatlar” qeydi aparılır. Hər iki halda sənədlərin və (və ya) onların saxlandığı qovluğun üzərində məhdudiyyətin qüvvəyə mindiyi və qüvvədən düşdüyü tarix göstərilməlidir.

2.5. Məxfi sənədlərin saxlanılması müvafiq qanunvericiliklə tənzimlənir.

3. Sənədlərin komplektləşdirilməsi

3.1. Sənədlərin komplektləşdirilməsi dedikdə, onların müntəzəm surətdə aidiyyəti olan sənədlərlə tamamlanması nəzərdə tutulur.

3.2. Sənədlərin komplektləşdirilməsinə rəhbərlik və nəzarət bilavasitə informasiya sahibi tərəfindən həyata keçirilir.

3.3. Sənədlərin komplektləşdirilməsi işinə aşağıdakı proseslər daxildir:

3.3.1. sənədlərin tərkibinin öyrənilməsi;

3.3.2. sənədlərin aidiyyətinin müəyyən edilməsi;

3.3.3. sənədlərin aidiyyəti olan digər sənədlərə əlavə edilməsi.

4. Sənədlərin mühafizəsi

4.1. Sənədlərinin mühafizəsini təmin etmək üçün aşağıdakı tədbirlər kompleksi həyata keçirilməlidir:

4.1.1 sənədlərin mühafizəsi üçün optimal şərait yaratmaq;

4.1.2. sənədlərin istifadə üçün verilməsinə nəzarət etmək;

4.1.3. sənədlərin mövcudluğu və fiziki vəziyyətlərini yoxlamaq;

4.1.4. xüsusi qiymətli sənədlər üçün sığorta və istifadə fondu yaratmaq.

4.2. Sənədlər xüsusi qəfəslərdən, rəflərdən, seyflərdən, qutulardan, qovluqlardan və ya digər xüsusi vasitələrdən istifadə edilməklə mühafizə olunur.

4.3. Sənədlərin mühafizəsi üçün optimal şərait yaratmaq məqsədi ilə sənədlər saxlanılan mühafizəxanalar yanğından mühafizə vasitələri və yanğın əleyhinə siqnalizasiya sistemləri ilə təchiz edilməli, orada optimal temperatur (rütubət) təmin edilməli və sanitar-gigiyena rejimi yaradan texniki vasitələrdən istifadə edilməlidir.

4.4. Milli arxiv fonduna daxil olan arxiv sənədləri "Milli arxiv fondu haqqında" Azərbaycan Respublikası Qanununun 10-cu maddəsində göstərilən müddətlər başa çatdıqdan sonra daimi mühafizə üçün müvafiq dövlət arxivlərinə təhvil verilir.

5. Məsuliyyət

İnformasiya sahibi malik olduğu sənədlərin bu Qaydalara uyğun saxlanmasının, komplektləşdirilməsinin və mühafizəsinin təşkilinə görə məsuliyyət daşıyır.

Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2006-cı il 7 fevral tarixli 38 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir

Sənədlərin reyestrinin yaradılması, saxlanması və vaxtaşırı yeniləşdirilməsi

QAYDALARI

1. Ümumi müddəalar

1.1. Bu Qaydalar "İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə" Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2005-ci il 9 dekabr tarixli 326 nömrəli Fərmanının 1.5-ci bəndinə uyğun olaraq hazırlanmışdır.

1.2. Bu Qaydalar "İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikasının Qanununa müvafiq olaraq informasiya sahibləri tərəfindən sənədlərin reyestrinin yaradılması, saxlanması və vaxtaşırı yeniləşdirilməsi məsələlərini tənzimləyir.

2. Sənədlərin reyestrinin yaradılması

2.1. Sənədlərin reyestri (bundan sonra — reyestr) informasiya sahibinə daxil olan, ictimai vəzifələrin yerinə yetirilməsi nəticəsində yaradılan və ya əldə edilən informasiyaların qeydə alındığı və hər kəsin istifadə edə biləcəyi elektron məlumat toplusudur.

2.2. İnformasiya sahibi sənədlərin reyestrini aparmalıdır.

2.3. İnformasiya sahibi reyestrdə aşağıda sadalanan sənədləri bu bənddə göstərilən müddətdə qeydə almalıdır:

2.3.1. daxil olan, göndərilən və ya idarə daxilində hazırlanan sənədlər — daxil olduğu, göndərildiyi və ya idarə daxilində hazırlandığı gün;

2.3.2. hüquqi aktlar — imzalandığı gün;

2.3.3. müqavilələr — qüvvəyə mindiyi gün.

2.4. Mühasibat sənədləri, təbrik məktubları, bildirişlər, memorandumlar, zəmanətlər, habelə iclaslar, müşavirələr, konfranslar və digər kütləvi tədbirlərin proqramları və ya belə tədbirlər haqqında məlumatlar, müxtəlif statistik hesabatlar sənədlərin reyestrində qeydə alınmır.

2.5. Yazılı informasiya sorğusu üzrə reyestrə aşağıdakı məlumatlar daxil edilir:

2.5.1. sorğuçunun adı və soyadı;

2.5.2. sorğu hüquqi şəxs tərəfindən təqdim edildikdə — həmçinin hüquqi şəxsin adı;

2.5.3. informasiya sahibinin sorğunu təmin edə bilməsi üçün sorğuçuya aid əlaqə məlumatları (poçt və ya elektron poçt ünvanı, telefon və ya telefaks nömrəsi);

2.5.4. sorğu edilən informasiyanın məzmunu, yaxud sənədin növü və ya adı, sənədin sorğuçuya bəlli olan rekvizitləri;

2.5.5. informasiyanın təqdim edilmə forması.

2.6. Reyestrə bu Qaydaların 2.5-ci bəndində sadalananlarla yanaşı aşağıdakı məlumatlar da daxil edilməlidir:

2.6.1. sənədin daxil olma və ya göndərilmə üsulu (elektron poçt, poçt, telefaks vasitəsilə, yaxud şəxsən təqdim etməklə);

2.6.2. sənədin növü (informasiya sorğusu, təklif, ərizə və şikayət, raport, normativ xarakterli akt və s.);

2.6.3. əgər varsa, sənədin əldə olunmasına qoyulan məhdudiyyətlər və s.

2.7. Reyestrdə, həmçinin baxılma və ya cavab tələb edən sənədin icrası üçün qanunla müəyyənləşdirilmiş müddət, struktur bölmənin adı, habelə cavabı tərtib edən vəzifəli şəxsin adı və soyadı göstərilməlidir.

2.8. Konfidensial məlumatlar reyestrin qapalı bölməsinə daxil edilir.

3. Reyestrin saxlanması

3.1. Reyestr elektron məlumat toplusu olmaqla müvafiq elektron daşıyıcılarda saxlanılır.

3.2. Reyestr məlumatlarının sığorta nüsxəsi yaradılır və ayrıca elektron daşıyıcıda heç bir lokal, yaxud qlobal şəbəkəyə çıxış olmamaq şərti ilə saxlanılır.

3.3. Reyestrə məlumatlar buna xüsusi səlahiyyəti olan operatorlar tərəfindən daxil edilir.

3.4. İnformasiyanın məhvinin, itməsinin, saxtalaşdırılmasının, habelə informasiyanın məhvi, modifikasiyası, su rətinin çıxarılması, təcrid edilməsi üzrə sanksiyalaşdırılmamış hərəkətlərin qarşısının alınması məqsədi ilə reyestr informasiya mühafizə vasitələri və sistemləri ilə müdafiə olunur.

4. Reyestrin vaxtaşırı yeniləşdirilməsi

4.1. Məlumatların aktual vəziyyətdə saxlanması məqsədi ilə reyestr vaxtaşırı yeniləşdirilir.

4.2. İnformasiya sorğusunun icrası və icrasından imtina reyestrdə qeydə alınır. İnformasiya sorğusu icra olunduqda və ya icrasından imtina edildikdə reyestrə aşağıdakı məlumatlar daxil edilir:

4.2.1. sorğunun icrasına məsul olan vəzifəli şəxsin adı və soyadı;

4.2.2. surəti, tərcüməsi və ya çıxarışları verilmiş sənədlərin rekvizitləri;

4.2.3. sorğunun icra edildiyi və ya icrasından imtina edildiyi tarix;

4.2.4. sorğunun icrasından imtina üçün "İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə müəyyənləşdirilmiş əsaslar.

4.3. İnformasiyanın əldə olunmasına qoyulan məhdudiyyətin qüvvədən düşmüş hesab edilməsi reyestrdə qeyd olunur.

4.4. Reyestrdə sənəd haqqında məlumat müvafiq sənədin saxlanma müddəti başa çatanadək saxlanılır.

Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2006-cı il 7 fevral tarixli 38 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir

Sənədlərin reyestrindən istifadəyə dair

QAYDALAR

1. Bu Qaydalar "İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə" Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2005-ci il 9 dekabr tarixli 326 nömrəli Fərmanının 1.6-cı bəndinə uyğun olaraq hazırlanmışdır.

2. Bu Qaydalar "İnformasiya əldə etmək haqqında" Azərbaycan Respublikasının Qanununa müvafiq olaraq sənədlərin reyestrindən istifadənin və sənədin axtarılmasının asanlaşdırılmasına yönəldilmişdir.

3. Sənədlərin reyestri (bundan sonra — reyestr) informasiya sahibinə daxil olan, ictimai vəzifələrin yerinə yetirilməsi nəticəsində yaradılan və ya əldə edilən informasiyaların qeydə alındığı və hər kəsin istifadə edə biləcəyi elektron məlumat toplusudur.

4. Reyestr onun qapalı hissəsi istisna olmaqla ümumi istifadə üçün açıq olur.

5. İnformasiya sahibi internet informasiya ehtiyatı vasitəsi ilə reyestri ümumi istifadəyə verir. Bundan başqa informasiya sahibi informasiya texnologiyalarından istifadə etməklə reyestrdən bilavasitə vətəndaşların, o cümlədən informasiya sorğularının qəbul edildiyi məkanda operativ surətdə istifadə etmək imkanını yaradır.

6. Reyestrdə sənədin axtarılmasının asanlaşdırılması məqsədi ilə reyestrin avtomatlaşdırılmış axtarış sistemi yaradılır.

7. Reyestrdə avtomatlaşdırılmış axtarış aşağıdakı parametrlər üzrə aparılır:

sorğuçunun adı və soyadı;

sorğu hüquqi şəxs tərəfindən təqdim edildikdə — həmçinin hüquqi şəxsin adı;

sənədin adı, tarixi, nömrəsi;

sənədin növü (informasiya sorğusu, təklif, ərizə və şikayət, raport, normativ xarakterli akt və s.).